Microsoft 365 backup

Dit document geeft een beschrijving van de dienst “Microsoft 365 Backup”. In dit document worden de onderdelen die specifiek zijn voor de dienst Microsoft 365 backup beschreven. u kunt deze dienst afnemen wanneer u bij ons ook de dienst Microsoft 365 Dienstbeschrijving en Voorwaarden afneemt. In het document Backup Dienstbeschrijvingen en Voorwaarden vindt u de algemene zaken die van toepassing zijn rond alle backup diensten.

Definities

Onder de dienst Microsoft 365 backup valt het veiligstellen van de data binnen de Microsoft 365 omgevingen. Hierbij gaat het om mailboxen en agenda’s, shared mailboxen, SharePoint sites en Teams omgevingen.

Inhoud

De dienst gaat standaard uit van een backup van een complete Microsoft 365 omgeving. Alle gebruikers en shared mailboxen worden hierin meegenomen.

Afzonderlijke afspraken met betrekking tot de backup zijn op aanvraag mogelijk. Dit wordt dan in een apart contract vastgelegd. Indien er vanaf de start een selectie gemaakt wordt tussen mailboxen die wel of niet worden meegenomen in de backup, worden alle nieuw toegevoegde mailboxen automatisch NIET meegenomen in de backup. LET hier dus op om teleurstelling en data verlies te voorkomen!

Alle mailboxen, SharePoint sites en Teams channels die we meenemen in de backup kunnen we volledig herstellen met een restore.

Rechtstreekse chats tussen 2 personen worden NIET meegenomen in de backup en zijn dus ook niet terug te zetten. Bestanden die daarin worden gedeeld komen terecht in Onedrive en zijn dus wel te herstellen

Retentie

Voor de backup van een Microsoft 365 gaan wij uit van een volledige retentie van 90 dagen. Een uitleg over wat retentie inhoudt, vindt u in het volgende document: Backup Dienstbeschrijvingen en Voorwaarden

Indien u behoefte heeft aan een andere inregeling hiervan kunnen wij kijken of dit mogelijk is. Laat ons dit aub dan weten.

Dienstverlening

Wanneer u bij ons de dienst Microsoft 365 backup afneemt verzorgen wij de volgende zaken voor u ;

• Backup van uw omgeving conform de gemaakte afspraken. De backup vind 1 keer per dag/24 uur plaats. Het exacte tijdstip van de backup is niet bekend.

• Controle op het slagen van de backup (elke werkdag)

• Oplossen van problemen met de backup (voor zover deze niet door wijzigingen in uw Microsoft 365 omgeving, die niet door Accensys zijn uitgevoerd, veroorzaakt zijn)

• Accensys voert 4 keer per jaar een restore test uit op diverse onderdelen uit de totale Microsoft 365 backup van een aantal random items uit de backup.

• Rapportage rond de inhoud van uw backup.

Daarnaast zijn er nog werkzaamheden waarvoor wij u de tijd, die wij hieraan besteden, zullen doorberekenen tegen het gangbare tarief voor support werkzaamheden.

• Terughalen van bestanden uit de backup.

• Aanpassingen aan de inrichting van de backup.

• Aanvullende restore testen op uw verzoek.
  Accensys voert geen restore testen uit voor een specifieke klant omgeving. Mocht u er behoefte aan hebben dat we dat voor uw omgeving periodiek doen dan zijn hier kosten aan verbonden.

• Oplossen van problemen rond de backup welke zijn veroorzaakt door wijzigingen in uw Microsoft 365 omgeving die niet door Accensys zijn uitgevoerd

Facturering

Wij sturen u maandelijks een factuur voor de backup van uw Microsoft 365 omgeving. Deze is gebaseerd op het maximale aantal gebruikers binnen uw Microsoft 365 omgeving in de betreffende maand. U krijgt via de maandrapportage en ons klantportaal inzicht in de gegevens die wij gebruiken als basis voor de facturering.

Wijzigingen

Verzoeken tot wijzigingen binnen uw Microsoft 365 backup dienstverlening verwerken wij binnen 2 werkdagen nadat u deze heeft aangevraagd. Eventuele gevolgen voor de facturering van uw wijzigingen worden automatisch verwerkt.

Contractduur en opzegging

Wanneer u met ons een contract sluit voor de backup van uw Microsoft 365 omgeving is hierin een minimale contractduur opgenomen van één jaar. Na het aflopen van uw contractduur is opzegging per maand mogelijk, hierbij heeft u een opzegtermijn van één kalendermaand. Ook dient u hierbij rekening te houden met een verwerkingstijd van 2 werkdagen van uw opzegging. De volledige kalendermaand wordt geteld vanaf het moment dat wij uw opzegging verwerkt hebben. Uiteraard informeren wij u hierover bij het verwerken van uw opzegging

Maandrapportage

In de maandrapportage die u elke maand van ons ontvangt, staat genoteerd welke Microsoft 365 onderdelen er zijn meegenomen in de backup.

U ziet de omschrijving van het meegenomen onderdeel, bijvoorbeeld de naam van de medewerker en wat er is opgenomen in de backup, bijvoorbeeld de mailbox of Onedrive.

Wanneer u ervoor heeft gekozen om niet alles mee te nemen in de backup is het belangrijk dat u dit controleert. Onderdelen die hier niet worden vermeld in de rapportage zijn niet meegenomen in de backup.